Policz stanowiska podczas szczytu przyjazdów
Przyjmij praktyczną regułę planowania rejestracji, czyli 1 stanowisko na około 100 do 150 gości przy szczycie przyjazdu w ciągu 30 do 45 minut. To założenie robocze, które sprawdzasz względem sposobu wydawania identyfikatorów, a nie statystyka przepustowości recepcji. Gotowe koperty wymagają innych czynności niż wyszukiwanie nazwiska i drukowanie plakietki. Gdy dopuszczasz zapisy na miejscu, wyznacz dla nich osobny punkt, żeby wyjaśnianie płatności nie zatrzymywało odbioru przygotowanych materiałów.
Do każdej sali równoległej przypisz osobę odpowiedzialną za wejście, wskazywanie miejsc i kontakt z organizatorem. Na salę z sesją Q&A zaplanuj dodatkowo 2 osoby podające mikrofony. Jeśli pytania odbywają się jednocześnie w kilku salach, każda potrzebuje takiej pary. Hostessa przy drzwiach nie może równocześnie chodzić z mikrofonem między rzędami. Moderator wskazuje kolejność pytań, a obsada przekazuje mikrofony zgodnie z jego sygnałem.
Osobno rozpisz szatnię, kierowanie gości oraz opiekę nad VIP i prelegentami. Ustal, czy te obowiązki wykonuje obiekt, Twój dział marketingu czy zamawiana obsada. Szatnia wymaga obecności również przy odbiorze rzeczy, a opiekunka prelegentów może być zajęta za sceną podczas napływu uczestników. Nie przypisuj jej wtedy dyżuru przy recepcji.
Rozrysuj zadania na agendzie i zaznacz przerwy obsady. Po zamknięciu głównej rejestracji część osób może przejść do kierowania ruchem, lecz tylko wtedy, gdy późni goście nadal mają wskazany punkt kontaktu. Wybierając centrum konferencyjne z salami na kilkaset osób, sprawdź układ foyer, odległości między salami i miejsce na kolejkę. Te warunki wpływają na obsadę nawet przy tej samej liczbie zaproszeń.
Rachunek dla konferencji na 100, 300 i 800 gości
Poniższe warianty są przykładami organizacyjnymi przy stawce 60 zł netto za godzinę, a nie gotową ofertą dla każdej konferencji. Godziny obejmują odprawę, przygotowanie recepcji, obsługę programu i zakończenie dyżuru. Każda osoba w danym wariancie ma zmianę tej samej długości. Prowizja dotyczy wyłącznie zamówienia doboru przez Oczaruj i jest liczona od wynagrodzenia obsady.
| Konferencja i liczba osób obsady | Rachunek godzin | Praca netto przy 60 zł | Prowizja za dobór 20 procent |
|---|---|---|---|
| 100 gości, 4 osoby, po 8 h | 4 x 8 h = 32 h | 1 920 zł | 384 zł |
| 300 gości, 8 osób, po 8 h | 8 x 8 h = 64 h | 3 840 zł | 768 zł |
| 800 gości, 18 osób, po 10 h | 18 x 10 h = 180 h | 10 800 zł | 2 160 zł |
-
100 gości, 4 osoby, po 8 h
- Rachunek godzin
- 4 x 8 h = 32 h
- Praca netto przy 60 zł
- 1 920 zł
- Prowizja za dobór 20 procent
- 384 zł
-
300 gości, 8 osób, po 8 h
- Rachunek godzin
- 8 x 8 h = 64 h
- Praca netto przy 60 zł
- 3 840 zł
- Prowizja za dobór 20 procent
- 768 zł
-
800 gości, 18 osób, po 10 h
- Rachunek godzin
- 18 x 10 h = 180 h
- Praca netto przy 60 zł
- 10 800 zł
- Prowizja za dobór 20 procent
- 2 160 zł
Wariant dla 100 gości zakłada stanowisko rejestracji, opiekę nad jedną salą oraz parę do mikrofonów. Przerwy odbywają się poza Q&A, z przekazaniem dyżuru przy wejściu. Przy 300 gościach przyjmujemy 3 stanowiska recepcji, 2 sale, parę do mikrofonów oraz osobę zastępującą pozostałe podczas przerw. Sesje pytań w salach odbywają się kolejno. Dla 800 gości plan obejmuje 6 stanowisk rejestracji, 3 sale z jednoczesnym Q&A, 2 osoby kierujące ruchem i osobę dla prelegentów. Po szczycie przyjazdów część recepcji przejmuje zastępstwa.
W tych przykładach szatnię obsługuje obiekt, a opiekę nad VIP zapewnia organizator. Jeśli zlecasz je hostessom, dodajesz odpowiednie dyżury. Praca z doborem kosztuje w tabeli odpowiednio 2 304 zł, 4 608 zł i 12 960 zł netto, przed abonamentem i logistyką. Dojazd oraz nocleg rozliczasz osobno, a języki obce i doświadczenie podnoszą stawkę. Sposób rozpisywania wynagrodzenia omawia też poradnik o kosztach hostess na targach.
Abonament marki ma oddzielny budżet. Start kosztuje 299 zł netto miesięcznie albo 149 zł miesięcznie przy płatności rocznej. Marka to odpowiednio 699 zł i 349 zł, a Sieć 1 499 zł i 749 zł netto miesięcznie. Warunki dostępu porównasz w cenniku planów Oczaruj, zanim wybierzesz sposób kompletowania zespołu.
Przygotuj instrukcję dla recepcji i sal
Event manager, organizator konferencji branżowej, dział marketingu albo agencja eventowa przekazuje obsadzie wspólną wersję briefu. Zapisz w nim poniższe informacje.
- Lista gości z zasadą wyszukiwania nazwisk, oznaczeniem uprawnień do sesji i procedurą dla osoby nieobecnej na liście.
- Identyfikatory, miejsce ich wydawania i sposób poprawiania błędów, z wyznaczoną osobą zatwierdzającą zmiany.
- Agenda z nazwami sal, godzinami Q&A, przerwami oraz sposobem przekazywania aktualizacji programu.
- Kontakt do technika, opis przekazania mikrofonu i ustalenie, gdzie obsada zgłasza problem z dźwiękiem.
- Słownik nazwisk prelegentów z wymową, funkcjami i wskazaniem osoby, która przyjmuje ich po przyjeździe.
- Dress code z kolorystyką, wymaganym obuwiem, identyfikatorem obsady oraz informacją, kto zapewnia ubrania.
Recepcja potrzebuje również decyzji na wypadek spóźnienia, utraty identyfikatora lub prośby o zmianę sesji. Hostessa przekazuje sprawę wskazanemu organizatorowi, jeśli wykracza poza instrukcję. Dostęp do listy ogranicz do danych potrzebnych na danym stanowisku. Po zakończeniu dyżuru odbierz materiały według ustalonej procedury. Zakres konferencji możesz zestawić z innymi zadaniami opisanymi w ofercie hostess na eventy, zachowując osobny brief dla tego spotkania.
Dobierz język do rozmów na konferencji międzynarodowej
Angielski jest potrzebny na stanowiskach obsługujących gości, którzy z niego korzystają. Jeśli zagraniczni uczestnicy trafiają do dowolnej recepcji i sali, uwzględnij tę kompetencję w całym zespole. Gdy obcojęzyczna grupa ma osobny program, przypisz jej konkretne osoby i zapewnij zastępstwo na czas przerw. Obsada musi umieć wyjaśnić zmianę sali, znaleźć zapis na liście oraz przekazać pytanie organizatorowi.
W castingu wideo poproś o reakcję na sytuację z agendy, na przykład spóźniony przyjazd zagranicznego prelegenta. Oceń zrozumiałość odpowiedzi i użycie nazw sesji. Udostępnij słowniczek wydarzenia oraz wersję programu w wymaganym języku. Obsługa recepcji w języku obcym nie obejmuje automatycznie tłumaczenia wystąpień. Taki zakres wymaga oddzielnych ustaleń, podobnie jak komunikacja w języku innym niż angielski.
Przejdź od briefu do potwierdzonej obsady
Oczaruj działa jako marketplace. Marka w abonamencie przegląda profile z wideo, wysyła zlecenia i prowadzi castingi wideo. Może też powierzyć dobór Oczaruj za prowizję 20 procent wartości zlecenia. Zamówienie uporządkuj w kolejnych krokach.
- 1Przekaż termin, obiekt, liczbę uczestników i plan sal. Zaznacz, które zadania zapewnia już Twoja ekipa lub obiekt.
- 2Rozpisz dyżury z godzinami, Q&A i językami. Dołącz brief recepcji oraz wymagania dotyczące kontaktu z prelegentami.
- 3Wybierz profile i wyślij zlecenia lub casting wideo. Przy doborze przez Oczaruj przekaż kryteria i zakres do skompletowania.
- 4Potwierdź osoby, wynagrodzenia, logistykę i odpowiedzialność za odprawę. Sprawdź, czy suma godzin odpowiada rzeczywistej agendzie.
Jeśli konferencja odbywa się w stolicy, sprawdź hostessy dostępne w Warszawie pod kątem miejsca wydarzenia. Gdy punktem wyjścia jest dla Ciebie agencja hostess w Warszawie, porównaj zakres doboru i koordynacji z własnym planem pracy. Uzgodnij, kto na miejscu podejmuje decyzje przy zmianie programu.
Sprawdź dostępność ludzi w godzinach programu
Własny zespół wystarcza, jeśli ma wolne osoby do rejestracji, zna obiekt i może zapewnić ciągłość dyżurów. Przy prostej agendzie bez równoległych sesji takie rozwiązanie pozwala wykorzystać znajomość uczestników i tematu. Przypisz jednak konkretne role. Pracownik rozmawiający z partnerami wydarzenia nie jest w tym samym czasie dostępną osobą przy wejściu.
Zamów hostessy, gdy recepcja, sale i mikrofony wymagają równoczesnej obecności, a Twoja ekipa prowadzi spotkania lub obsługuje prelegentów. Możesz zamówić wyłącznie brakujące dyżury i pozostawić decyzje programowe we własnym zespole. Ustal wspólny kontakt operacyjny, żeby obsada nie otrzymywała sprzecznych poleceń od marketingu, agencji oraz zarządcy obiektu.
FAQ
Ile hostess potrzeba na konferencję?
Liczba hostess zależy od jednoczesnych dyżurów, a w opisanych wariantach wynosi 4, 8 i 18 osób dla 100, 300 i 800 gości. Zacznij od stanowiska rejestracji na około 100 do 150 uczestników, dodaj osobę na salę i 2 do mikrofonów podczas Q&A. Uwzględnij zastępstwa oraz zadania przejęte przez obiekt.
Ile kosztuje hostessa na konferencję?
Orientacyjna stawka hostessy na konferencję w Oczaruj zaczyna się od 60 zł netto za godzinę, czyli 480 zł za zmianę ośmiogodzinną. Wynagrodzenie wzrasta przy wymaganych językach obcych i doświadczeniu. Dojazd, nocleg i abonament rozpatrujesz osobno. Jeśli zamawiasz dobór przez Oczaruj, do wartości zlecenia dochodzi prowizja 20 procent.
Co robi hostessa na konferencji?
Hostessa na konferencji rejestruje uczestników, wydaje identyfikatory, kieruje do sal i wspiera sesje pytań zgodnie z przydzieloną rolą. Może również obsługiwać szatnię albo towarzyszyć prelegentom, jeśli obejmuje to brief. Organizator wskazuje granice samodzielnych decyzji i kontakt do technika. Prowadzenie sceny oraz realizacja dźwięku wymagają osobnego uzgodnienia zakresu.
Czy hostessa na konferencji musi znać angielski?
Hostessa potrzebuje angielskiego, jeśli jej stanowisko obejmuje rozmowy z uczestnikami posługującymi się tym językiem. Na konferencji prowadzonej po polsku taki wymóg zależy od zaproszonych gości i prelegentów. W castingu sprawdź wyjaśnienie zmiany sali lub zasad rejestracji. Zapewnij też program i nazewnictwo sesji w języku używanym przez obsadę.
Jak wcześnie zamówić hostessy na konferencję?
Zamówienie rozpocznij, gdy znasz termin, miejsce i roboczy układ sal konferencji. Nie potrzebujesz zamkniętej listy nazwisk, lecz potrzebujesz liczby gości i godzin dyżurów do wyceny. Przy wymaganych językach lub równoległym Q&A uwzględnij czas na casting i uzgodnienia. Potwierdzaj obsadę na podstawie dostępności konkretnych osób oraz zaakceptowanych warunków.
Policz recepcję i sale swojej konferencji
Masz termin i obiekt, więc prześlij agendę, liczbę gości, sale równoległe oraz zakres wsparcia zapewniany przez organizatora. Uwzględnij języki i godziny odprawy. W Oczaruj wybierz osoby po wideo lub zamów dobór obsady do gotowego briefu, a następnie potwierdź koszt oraz dyżury.
